OCR-nummer

OCR-nummer är det referensnummer som står på en faktura eller ett inbetalningskort och som identifierar exakt vilken betalning som avses. När kunden anger OCR-numret vid betalning till bankgiro eller plusgiro kan mottagarens system automatiskt para ihop inbetalningen med rätt faktura och rätt kund. Förkortningen kommer ursprungligen från tekniken för optisk teckenläsning, som gjorde att numren kunde läsas maskinellt på pappersblanketter, men i dag är OCR-nummer i praktiken synonymt med betalningsreferens.

Så är ett OCR-nummer uppbyggt

Ett OCR-nummer byggs vanligen upp av uppgifter som fakturanummer eller kundnummer, och avslutas med en kontrollsiffra som beräknas enligt Luhn-algoritmen — samma kontrollmetod som används för bland annat person- och organisationsnummer. Kontrollsiffran gör att banken direkt kan avvisa en felskriven referens i stället för att släppa igenom en betalning som inte går att matcha. Mottagaren kan välja hur hård kontrollen ska vara: allt från att alla betalningar släpps igenom till att referensen måste vara ett giltigt OCR-nummer med rätt längd och kontrollsiffra.

Därför används OCR-nummer

För den som skickar fakturor är OCR-numret nyckeln till automatisk avprickning av kundfordringar. När inbetalningsfilen från banken läses in i ekonomisystemet bokas varje betalning av mot rätt kundfaktura i kundreskontran utan manuell handpåläggning. Det ger:

  • snabbare avstämning av kundfordringar och färre manuella fel
  • korrekt underlag för påminnelser, så att kunder som faktiskt betalat inte kravs i onödan
  • bättre koll på likviditeten, eftersom inbetalningarna bokförs löpande

Om kunden anger fel referens

Betalningar som kommer in utan eller med felaktigt OCR-nummer hamnar som oidentifierade inbetalningar och måste utredas manuellt: vem har betalat, och vilken faktura avses? Det kostar tid och riskerar att leda till felaktiga påminnelser. Som fakturamottagare bör du därför alltid använda referensen på fakturan, och som fakturautställare bör du aktivera OCR-kontroll hos banken. Vill du ha en kundreskontra som stämmer av sig själv hjälper vi på BQ Redovisning dig gärna med den löpande bokföringen.