Utlägg

Utlägg är en betalning som någon gör för någon annans räkning och sedan får ersatt. I företagssammanhang förekommer utlägg i två huvudformer: anställda som betalar företagets kostnader med egna pengar, och företag som betalar kostnader för en kunds räkning. De två hanteras olika i bokföringen och momsredovisningen, och det är där det ofta blir fel.

Anställdas utlägg

När en anställd betalar något som hör till verksamheten — en tågbiljett, ett arbetsredskap, en representationslunch — är det företagets kostnad, inte den anställdes. Mot kvitto ersätter arbetsgivaren den anställde, kostnaden bokförs i företaget och den ingående momsen får dras av enligt vanliga regler. Ersättningen är ingen lön och beskattas inte, förutsatt att utlägget verkligen avser företagets utgift och styrks med kvitto eller motsvarande underlag som avser inköpet.

Ordning på kvittona är avgörande: utan underlag riskerar ersättningen att i stället behandlas som skattepliktig lön, och företaget förlorar momsavdraget. Många företag hanterar detta via lönehanteringen, där utlägg betalas ut tillsammans med lönen men redovisas separat.

Utlägg för kunds räkning — inte samma sak som vidarefakturering

Momsmässigt skiljer man på äkta utlägg och vidarefakturering. Ett äkta utlägg föreligger när kostnaden egentligen är kundens: betalningsansvaret ligger hos kunden och fakturan från den ursprungliga leverantören är ställd på kunden, men säljaren lägger ut pengarna. Ett sådant utlägg ingår inte i säljarens beskattningsunderlag — det vidarebefordras utan momspåslag, och säljaren drar inte av någon ingående moms på utlägget.

Vidarefakturering är något annat: säljaren köper något i eget namn, till exempel resor eller material i ett uppdrag, och tar sedan betalt av kunden för det. Då är beloppet en del av säljarens egen försäljning, ska ingå i beskattningsunderlaget och beläggas med moms enligt den sats som gäller för huvudtjänsten. Att felaktigt behandla vidarefakturering som utlägg leder till fel momsredovisning.

Bokföringen

Anställdas utlägg bokförs som kostnad med den anställde som kortfristig skuld tills ersättningen betalats ut. Äkta utlägg för kunds räkning bokförs i stället som fordran på kunden, inte som kostnad och intäkt.

Är du osäker på hur utlägg och vidarefakturering ska hanteras i ditt bolag hjälper vi på BQ Redovisning dig gärna.