Verifikation

Verifikation är det underlag som dokumenterar en affärshändelse i bokföringen — till exempel en faktura, ett kvitto eller ett bankbesked. Enligt bokföringslagen ska det för varje affärshändelse finnas en verifikation, och det är verifikationerna som gör det möjligt att i efterhand kontrollera att bokföringen stämmer med verkligheten. En verifikation är alltså ett dokument, inte en process.

Vad en verifikation måste innehålla

Bokföringslagen ställer tydliga krav på innehållet. En verifikation ska innehålla uppgift om:

• när verifikationen har sammanställts
• när affärshändelsen har inträffat
• vad affärshändelsen avser
• vilket belopp den gäller
• vilken motpart den berör

I förekommande fall ska verifikationen även upplysa om handlingar eller andra uppgifter som legat till grund för affärshändelsen och var de finns. Har företaget tagit emot en handling om affärshändelsen — typiskt en leverantörsfaktura — ska den handlingen användas som verifikation. Saknas ett yttre underlag, som vid vissa interna bokslutstransaktioner, upprättar företaget en egen bokföringsorder som verifikation.

Verifikationsnummer och ordning

Verifikationerna ska ha ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken så att sambandet mellan verifikation och bokförd post enkelt kan fastställas. Numreringen ska vara obruten inom en verifikationsserie — det ska gå att se om något saknas. Rättas en verifikation ska det framgå när rättelsen gjorts och vem som gjort den; en bokförd post rättas genom en särskild rättelsepost, aldrig genom att underlaget ändras i smyg.

Arkivering och konsekvenser av brister

Verifikationer är räkenskapsinformation och ska arkiveras i 7 år. Materialet får överföras till annan form — till exempel skannas — varefter originalet får förstöras. Saknade eller bristfälliga verifikationer är inte en bagatell: den som åsidosätter bokföringsskyldigheten så att rörelsens förlopp, resultat eller ställning inte kan bedömas i huvudsak kan dömas för bokföringsbrott. Vid en skatterevision är verifikationerna dessutom det Skatteverket utgår från, bland annat för att pröva momsavdrag.

Vill du vara trygg med att varje affärshändelse har ett korrekt underlag hjälper vi på BQ Redovisning dig gärna med den löpande bokföringen.