Kassaregister

Kassaregister är den utrustning som registrerar ett företags kontantförsäljning — och i Sverige är det dessutom ett lagreglerat begrepp. Enligt skatteförfarandelagen måste den som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller kortbetalning som huvudregel använda ett certifierat kassaregister. Syftet är att skydda seriösa företagare från illojal konkurrens och att säkra att all försäljning kommer med i bokföringen och beskattningen.

Vad lagen kräver

Kravet omfattar i korthet följande:

• Kassaregistret ska vara certifierat och kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem som Skatteverket godkänt — vanliga fristående kassalådor eller egna kalkylblad duger inte.
• Innehavet ska anmälas till Skatteverket, liksom ändringar, till exempel när ett register byts ut eller verksamheten upphör.
• All försäljning ska registreras, och kunden ska alltid erbjudas ett kvitto — ur kassaregistret eller digitalt.

Skatteverket får göra oanmälda tillsyns- och kontrollbesök, bland annat kundräkning och kontrollköp, och kan ta ut kontrollavgift av den som saknar kassaregister eller inte uppfyller kraven. Aktuella avgiftsbelopp finns hos Skatteverket.

Undantag från kravet

Alla behöver inte kassaregister. Undantag finns bland annat för försäljning av obetydlig omfattning, för distansförsäljning som e-handel där betalningen inte sker i en fysisk kassa, för automatförsäljning samt för taxi som omfattas av andra regler. Företag som bara fakturerar sina kunder berörs inte alls, eftersom kravet gäller kontant- och kortbetalning på plats. Gränsdragningen kan vara knepig — kontrollera med Skatteverket vad som gäller för just din verksamhet innan du avstår från kassaregister.

Kassaregistret och bokföringen

Kassaregistret är också ett nav i den löpande bokföringen. Dagens försäljning sammanställs i en dagsavslutsrapport, ofta kallad Z-rapport, som tillsammans med kontrollremsan eller journalminnet utgör räkenskapsinformation. Rapporten bokförs som dagens kontantförsäljning, fördelad på betalsätt och momssatser, och underlagen ska arkiveras enligt bokföringslagens regler. Kontantförsäljning får som huvudregel bokföras senast påföljande arbetsdag, så rutinerna kring dagsavsluten behöver sitta.

Vill du ha hjälp att sätta upp rutiner för dagskassor, avstämningar och löpande bokföring hjälper vi på BQ Redovisning dig gärna.