Bokföringsprogram och redovisningsbyrå – så väljer du

Redovisningsbyråer arbetar i dag nästan uteslutande i molnbaserade bokföringsprogram, och som kund väljer du sällan program helt på egen hand — du och byrån arbetar i samma system. Vi på BQ Redovisning arbetar bland annat i Fortnox, och det viktigaste när du väljer bokföringsprogram är därför inte licenspriset utan att bankkoppling, kvittohantering, fakturering och lön fungerar smidigt ihop med byråns arbetssätt.

Därför är molnbaserat standard när du anlitar en redovisningsbyrå

Med ett molnbaserat program slipper ni skicka pärmar och filer fram och tillbaka. Du fotar eller laddar upp kvitton och fakturor direkt i systemet, byrån bokför löpande i molnet och du har realtidsinsyn i resultat, likviditet och obetalda fakturor — dygnet runt, från mobilen. Det gör också att geografin slutar spela roll: en digital byrå kan ha kunder i hela Sverige, och du väljer byrå efter kompetens i stället för postnummer. Så arbetar vi med löpande bokföring för alla våra kunder.

Funktioner som faktiskt spelar roll

Listan över finesser kan göras lång, men i praktiken är det här som avgör hur smidig vardagen blir:

Bankkoppling — transaktionerna hämtas automatiskt och matchas mot bokföringen, i stället för att registreras för hand.
Kvitto- och underlagshantering — fota kvittot i mobilen så hamnar det direkt hos byrån, kopplat till rätt affärshändelse.
Fakturering — skapa och skicka fakturor, gärna som e-faktura, med automatisk avprickning när betalningen kommer in.
Lön — lönebesked, skatteavdrag och underlag för arbetsgivardeklarationen i samma flöde.
Momsunderlag — programmet tar fram underlaget till momsdeklarationen ur den löpande bokföringen.
SIE-export — standardformatet som gör att hela bokföringen kan flyttas mellan program och byråer.

Billigt bokföringsprogram — vad kostar det egentligen?

Programlicensernas priser ändras ofta och skiljer sig mellan paketnivåer, så aktuella priser hittar du alltid hos respektive leverantör. Men räkna på helheten i stället för på licensen: den stora kostnaden i bokföringen är tid — din egen och byråns. Ett billigt program utan bankkoppling eller vettig kvittohantering betyder fler manuella moment, fler frågor fram och tillbaka och i slutänden en dyrare redovisning. Rätt program med rätt arbetssätt är nästan alltid billigare totalt, även om licensen kostar något mer per månad.

Byta program eller byrå utan att tappa historiken

Ett vanligt skäl att skjuta upp ett byte är oron att förlora gamla räkenskaper. Den är obefogad: via SIE-formatet exporteras bokföringen och läses in i det nya programmet, så att historik och jämförelsetal följer med. Kom bara ihåg att räkenskapsinformationen ska arkiveras i 7 år — säkerställ därför att ni behåller åtkomst till verifikationer och underlag från det gamla systemet, eller tar ut dem innan kontot avslutas. När du byter till oss hjälper vi till med hela flytten, inklusive SIE-import och uppsättning av bankkoppling och kvittoflöde.

Programvalet spelar mindre roll än byråns arbetssätt

De etablerade molnprogrammen klarar i dag ungefär samma saker. Skillnaden i resultat sitter i hur byrån använder programmet: att bokföringen faktiskt sker löpande och inte i en klump inför momsdeklarationen, att avstämningar görs varje månad och att du får rapporter du förstår. Ställ därför hellre frågor om byråns rutiner än om programlogotypen — och välj en auktoriserad redovisningskonsult som tar ansvar för hela kedjan från kvitto till deklaration.

Vilket bokföringsprogram använder redovisningsbyråer?

De flesta byråer arbetar i något av de stora svenska molnprogrammen; vi på BQ Redovisning arbetar bland annat i Fortnox. Valet styrs av att programmet ska ha bankkoppling, digital kvittohantering, fakturering och lön i samma system, så att byrå och kund kan dela ett gemensamt flöde i realtid.

Kan byrån jobba i mitt befintliga program?

Ofta, ja — särskilt om du redan använder ett molnbaserat program. Ligger bokföringen i ett äldre lokalt installerat program är det oftast bättre att flytta den till molnet via SIE-export, så att du får bankkoppling och realtidsinsyn på köpet. Berätta vilket program du använder i dag, så säger vi direkt om vi kan arbeta vidare i det eller föreslår en smidig flytt.

Bokföringsprogram och byrå i ett — till fast månadspris

Hos oss behöver du inte fundera över programval, licenser eller arbetsfördelning: du fotar underlagen, vi sköter resten. Som SRF-auktoriserad byrå erbjuder vi paket till fast pris från 2 995 kr i månaden, där löpande bokföring, lönehantering, moms- och arbetsgivarrapportering, bokslut, årsredovisning och inkomstdeklaration ingår. Begär en offert så föreslår vi paket och programupplägg som passar just ditt bolag.