e-faktura

En e-faktura är en faktura som skapas, skickas och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format, så att mottagarens system kan läsa in den automatiskt. Det gör faktureringen både enklare och säkrare än pappersfakturor — och snabbare att bokföra. Värt att veta: en PDF som mejlas räknas inte som e-faktura, eftersom den inte är maskinellt läsbar på samma sätt.

Vad är e-faktura?

För företag innebär e-faktura att fakturan skickas i ett strukturerat format, ofta via nätverket Peppol eller en e-fakturaoperatör, direkt in i mottagarens ekonomisystem. Där kan den matchas mot order, attesteras och bokföras med minimal manuell hantering. Sedan lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling trädde i kraft är e-faktura dessutom obligatorisk när företag fakturerar kommuner, regioner, staten och andra offentliga beställare.
För privatpersoner är e-faktura det man tar emot i internetbanken, där fakturan kan granskas och godkännas för betalning.

Vilka fördelar finns med e-faktura?

  • Tidsbesparing: fakturorna skapas, skickas och läses in automatiskt, utan utskrifter och kuvertering.
  • Färre fel: uppgifterna överförs maskinellt i stället för att knappas in manuellt, vilket minskar risken för felregistreringar.
  • Säkerhet: fakturan skickas via säkra, krypterade kanaler och riskerar inte att tappas bort på vägen.
  • Snabbare bokföring: fakturan kan matchas mot inköpsorder och konteras automatiskt i ekonomisystemet.
  • Miljö: mindre pappersanvändning och färre fysiska transporter.

Hur fungerar e-faktura?

Företaget behöver ett faktura- eller ekonomisystem som stödjer e-faktura samt en anslutning till en operatör eller till Peppol-nätverket. När fakturan skickas översätts den till det strukturerade formatet och levereras direkt till mottagarens system, som aviserar att en ny faktura kommit in. Mottagaren attesterar och betalar — och fakturan är samtidigt klar att bokföras. Privatpersoner ansluter sig i stället via sin internetbank och godkänner fakturorna där.
Vill du komma igång med e-faktura och automatisera din fakturahantering hjälper vi på BQ Redovisning gärna till med din löpande bokföring.