Grundbok

Grundbok är ett begrepp i bokföringslagen som betecknar bokföringens presentation i registreringsordning — alla affärshändelser i den ordning de har bokförts, dag för dag. Grundbokföringen är den kronologiska ryggraden i företagets räkenskaper och gör det möjligt att i efterhand följa exakt vad som hänt och när det registrerades.

Grundbok och huvudbok — samma poster, två ordningar

Bokföringslagen kräver att affärshändelserna kan presenteras på två sätt: i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning, konto för konto (huvudbokföring). Det handlar inte om två olika bokföringar utan om två vyer av samma verifikationer. Grundboken svarar på frågan “vad bokfördes den här dagen?”, medan huvudboken svarar på “vad har hänt på det här kontot?”. Tillsammans gör de det möjligt att både granska förloppet kronologiskt och stämma av företagets ställning kontovis.

I moderna bokföringsprogram skapas båda vyerna automatiskt: du registrerar en verifikation en gång, och programmet kan sedan visa den i såväl grundbokens datumordning som huvudbokens kontoordning. Begreppen kommer från tiden då bokföringen fördes för hand i separata böcker, men de lever kvar som lagens krav på hur räkenskapsinformationen ska kunna presenteras.

Vad grundbokföringen ska uppfylla

Varje post i grundbokföringen bygger på en verifikation — en faktura, ett kvitto eller annat underlag som styrker affärshändelsen. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, medan övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Av bokföringen ska framgå bland annat när affärshändelsen inträffade, vad den avser, beloppet och vilken motpart den berör. Räkenskapsinformationen ska sedan arkiveras i 7 år.

Varför ordningen spelar roll

En korrekt grundbokföring är grunden för allt annat: momsredovisning, bokslut och årsredovisning bygger på att posterna är fullständiga och registrerade i rätt tid. Vid en granskning från Skatteverket eller en revisor är det ofta just kronologin som gör verksamheten möjlig att följa. Eftersläpande eller bristfällig grundbokföring kan i allvarliga fall bedömas som bokföringsbrott.

Vill du slippa tänka på grundbok och huvudbok i vardagen sköter vi på BQ Redovisning gärna din löpande bokföring — hör av dig så berättar vi mer.