Proformafaktura

En proformafaktura är ett dokument som ser ut som en faktura men som inte är något betalningskrav. Den visar vad en leverans innehåller och vilket värde den har, utan att kunden förväntas betala mot dokumentet. En vanlig faktura är en kravhandling som ska betalas och bokföras — en proformafaktura är i stället en förhandsvisning eller värdehandling och utgör varken bokföringsunderlag eller underlag för momsredovisning.

När används en proformafaktura?

Det främsta användningsområdet i svensk praktik är export och tullhantering. När varor skickas över en tullgräns utan att säljas — till exempel varuprover, gåvor, reservdelar under garanti eller varor som skickas för reparation — behöver tullen ändå ett underlag som visar varornas värde. Då upprättas en proformafaktura, ofta med noteringen att varorna saknar kommersiellt värde och att dokumentet inte är ett betalningskrav.

Proformafakturor används också i försäljningsprocessen för att visa kunden hur den slutliga fakturan kommer att se ut, till exempel när kunden behöver ett underlag för internt godkännande innan beställningen läggs, eller när säljaren vill bekräfta priser och villkor innan leverans sker.

Vad innehåller en proformafaktura?

En proformafaktura liknar en vanlig faktura till innehållet, men den ska tydligt märkas “proforma” och innehåller inga betalningsuppgifter. Typiskt innehåll:

Säljarens namn och adress
Köparens namn och adress
Beskrivning av varorna eller tjänsterna
Pris per vara eller tjänst samt totalt värde
Vid export: uppgifter om ursprung, vikt och antal kolli