Verifieringskedja

Verifieringskedjan är kravet att en affärshändelse ska gå att följa från kvittot hela vägen till årsredovisningen, och tillbaka igen. Går den resan inte att göra är bokföringen inte godkänd, hur prydlig den än ser ut.

Vad kedjan består av

Verifikationen kommer först. Därifrån går posten till grundbokföringen, som är kronologisk, och vidare till huvudbokföringen, som är systematisk och sorterad per konto. Sist summeras kontona i årsredovisningen.

Varje steg måste peka på nästa. Det sker med verifikationsnummer i obruten serie, så att ett hopp i numreringen syns direkt.

Så testas den i praktiken

En revisor eller handläggare på Skatteverket pekar på en post i resultaträkningen och ber att få se underlaget. Klarar ni att gå från summan till rätt konto i huvudboken, därifrån till verifikationsnumret och slutligen fram till fakturan, håller kedjan.

Det vanligaste brottet är inte en borttappad faktura. Det är en manuell rättelse utan spår, där någon justerat en siffra direkt i systemet utan att lägga en verifikation bakom.

Digitala och pappersburna underlag

Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Sedan den 1 juli 2024 kräver bokföringslagen inte längre att underlaget bevaras i sin ursprungliga form: materialet får överföras till annan form — ett papperskvitto får till exempel skannas och ett digitalt underlag skrivas ut — och originalet därefter förstöras, förutsatt att innehållet inte riskerar att förändras eller gå förlorat vid överföringen. Det avgörande för verifieringskedjan är alltså inte formen, utan att det bevarade underlaget är fullständigt och att kopplingen till verifikationen består.

Behöver du hjälp att hålla verifieringskedjan hel i vardagen sköter vi på BQ Redovisning gärna din löpande bokföring.